ControleS internoS reduzEM os riscos no dia-a-dia da empresa
Texto extraído da obra "Controladoria Empresarial" de Paulo Henrique Teixeira
Só os controles internos, constantes, adequados e eficazes podem tornar difíceis a ocorrência de fraudes nas empresas.
O fraudador sempre testa os controles internos antes de cometer a fraude programada. Um bom sistema de controle visa salvaguardar o ativo – proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa).
O controle é exercido por meio de cinco atividades básicas:
1. Segurança e proteção dos ativos e arquivos de informação.
2. Documentação e registros adequados.
3. Segregação de funções.
4. Procedimentos adequados de autorizações para o processamento das transações.
5. Verificações independentes.
Para evitar riscos com fraudes, erros e perda de controles, empresas implantam áreas de controles internos preventivos, focando nelas a atuação de seus gestores:
Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operações envolvendo o ciclo de pagamentos: autorizações, solicitações de compras, ordens de compras, recebimentos das mercadorias, funções do contas a pagar e pagamentos (emissão de cheques, segregações de funções, conferências, etc.).
Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operações envolvendo o ciclo de recebimento: pedido do cliente, faturamento, crédito e cobrança, expedição, contas a pagar, recebimento, contabilidade e auditoria.
Controles internos envolvendo o ciclo de produção da empresa.
Controles internos gerais de Contabilidade, Reconciliações bancárias, Segurança, Seguros Serviços administrativos e Sistemas.
Controles e segurança de informação, medidas a serem tomadas objetivando evitar ataques de vírus, códigos hostis, ameaças físicas, tornando seguros os dados de informação, bem como medidas de segurança de rede, da WEB e de e-mails.
Controles internos na área tributária, DCTF, Declaração de Renda, Lucro Real e retenções de IRRF, INSS, ISS, PIS e COFINS.
Controles internos na área de Recursos Humanos: Admissão, documentação, cartão ponto, horas extras, folha de pagamento, INSS, FGTS, IRRF, Férias, 13º salário, Rescisões, Segurança e Medicina do Trabalho, Laudos Técnicos e outros